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El martes pasado recibí una llamada urgente de una clienta: “James, ¡necesito tu ayuda! ¡El lunes que viene tengo que dar una presentación en inglés ante la Junta Directiva y me da pánico!” En menos de dos horas estaba sentado al lado de Ana (no es su nombre real) y empezamos a prepararnos. Antes del viernes habíamos reducido 38 diapositivas de estadísticas incomprensibles a una presentación clara y concisa y sólida y Ana se sentía mucho más relajada al respecto. Se sentía segura. Se sentía en control de la situación. Permitidme que comparta unas cuantas de las técnicas que usamos para simplificar la tarea y causar una buena impresión.
Recuerda – cuando das una presentación, ya sea en inglés o en tu primera lengua, el objetivo es transmitir un mensaje, contar una historia. Tu público, -independientemente de que esté formado por dos o doscientas personas- no recordará todos los detalles. Imagina por un momento a dos miembros de la Junta Directiva comiendo después de escuchar la presentación de Ana. La conversación podría ir en esta línea:
“¿Qué opinas de la presentación de Ana?”
“Muy buena, creo que comunicó muy bien sobre cómo implicarnos con nuestra plantilla,”
“Sí, estoy de acuerdo, creo que deberíamos plantearnos tener en cuenta su propuesta,”
¡Estupendo! Ana ha logrado su objetivo. Será recordada en una o dos frases. Mi consejo para cualquiera que tenga que preparar una presentación es este: imagina esa conversación entre dos miembros de tu público. ¿Qué quieres que digan de ti cuando estén en el bar? Resúmelo en UNA frase. Este es tu objetivo comunicativo principal y es fundamental que lo tengas claro antes de empezar a prepararte.
La primera impresión cuenta. Necesitas atraer la atención de tu público. Hazles creer que hablas de algo que les interesa. Tradicionalmente a esto se le llama “gancho” y puede tomar diversas formas, por ejemplo una estadística impactante, una pregunta que les cautive o una imagen sorprendente. Sea lo que sea, su finalidad debe ser despertar a tu audiencia y decirles: Esto es algo que debéis saber, ¡así que escuchadme!
Cuenta una historia
Una presentación es una historia y las mejores historias son más bien sencillas. Crea un storyboard o guión gráfico con de siete a diez pasos básicos dentro de la historia- ¡ni uno más! Si tu historia es demasiado complicada nadie la recordará. Una vez que tengas el storyboard puedes pensar en las diapositivas que necesitas para contar esa historia. La mayoría de la gente usa Powerpoint o similares para proporcionar referentes visuales que apoyen su presentación. Es esencial recordar que las diapositivas son simplemente un apoyo visual a la hora de contar tu historia. No son la historia en sí mismas. Eres TÚ quien está contando la historia, tus diapositivas no son más que una ayuda. A veces les pido a mis estudiantes que elijan un máximo de cinco diapositivas para acompañar su presentación. Esto les ayuda a resistir la tentación de utilizarlas como un guión con demasiado texto o demasiadas estadísticas. Este es el error más común en presentaciones así que, por favor, reduce el texto al mínimo posible. El texto no cuenta ninguna historia. Tú eres quien cuenta la historia.
Ahora tienes un mensaje claro y una historia que contar. Si marcas tu presentación con pasos bien diferenciados dejando claro que estás pasando de una sección a otra esto ayudará a tu público a seguir lo que estás diciendo, ¡y les dará la oportunidad de despertarse a los que se hayan dormido! Hay muchos elementos para implicar al público, por ejemplo:
Si empiezas con fuerza y terminas con fuerza la gente te recordará de manera positiva. Es una buena idea acabar con algo que capture la esencia de tu mensaje de nuevo. La repetición es buena: empieza por tu mensaje, cuenta tu historia, repite tu mensaje. Es una estructura simple que funciona.
Si aún no conoces la web TED Talks, deberías. Son vídeos cortos, de 18 minutos como máximo, diseñados para comunicar una idea brillante con el fin de inspirar o asombrar. La mayoría de los ponentes son expertos. Verás algunas técnicas clásicas, algunas de las cuales ya he resumido en los párrafos anteriores. Uno de mis favoritos es Simon Sinek, verle te hará sentir seguro/a. No necesitamos ser tan brillantes como Simon, pero si copiamos algunas de sus técnicas con certeza daremos mejores presentaciones.
Buena suerte con vuestra próxima presentación y por favor compartid vuestras experiencias con nosotros a través de la sección de comentarios.